Ürituste haldamise tarkvara on mitmekülgne platvorm, mis pakub mitmeid eeliseid, mis hõlmavad kõiki ürituste planeerimise, korraldamise ja hindamise valdkondi. Alates planeerimisfaasidest kuni sündmusejärgsete etappideni on ürituste haldustarkvara terviklik lahendus.
Vaatleme mõningaid põhifunktsioone, mis peaksid olema igal heal ürituste haldamise platvormil.
1. Võimalus hallata publikut ühel platvormil
See on esimene asi, mis on tänapäeval ilmselt enamiku ürituste korraldajate jaoks peamine valupunkt. Nimelt ei ole alati lihtne ühendada virtuaalseid ja personaalseid elemente - ja väga lihtne on eksida, kui neid tuleb hallata eraldi, mitte integreeritult.
Töö kõikvõimalike kanalite tegelikkusega eeldab erinevate ootuste täitmist ning nõuab nii tugevaid tehnilisi kui ka operatiivseid teadmisi, et tagada osalejate jaoks sujuv ja kaasahaarav üritus. OnlineExpo pakub kõikide formaatide ja tüüpide ürituste korraldajatele valmislahendusi. Konverentside, messide, veebiseminaride ja veebiseminaride korraldamine ja palju muud on võimalik OnlineExpo üheainsa sündmuse platvormi raames.
2. Ürituse maandumislehe loomine
Kui plaanite korraldada ürituse, kuid ei soovi kulutada aega ja raha eraldi veebisaidi loomiseks, siis vajate platvormi, mis võimaldab teil luua ürituse maandumislehe.
OnlineExpo on uuenduslik platvorm, mis pakub võimalust korraldada online-, offline- ja hübriidüritusi. Meie teenus sisaldab kõiki vahendeid, mida vajate oma ürituse ja osalevate ettevõtete maandumislehtede hõlpsaks loomiseks.
Meie teenust kasutades saate luua maandumislehti, mis sisaldavad fotosid ja videoid, veebiülekandeid, vahendeid teiste liikmete ja külastajatega suhtlemiseks, kontakt- ja registreerimisvorme, eripakkumisi ja reklaami. Samuti saate esile tõsta kõige huvitavamaid eksponente ja sponsoreid ning anda neile võimaluse end ürituse raames isikustatud maandumislehtede kaudu reklaamida.
Ürituse maandumislehe loomine OnlineExpo platvormil aitab teil meelitada oma üritusele rohkem külastajaid ja osalejaid ning säästab aega ja raha eraldi veebilehe loomiseks.
3. Bränding või whitelabel
Õige "whitelabel" ei tähenda ainult ürituse turundusmaterjalide uuendamist teie ettevõtte logo ja brändi värvipaletiga. Lõppeesmärk on vältida seda, et teie publik ei teaks, et kasutate kolmanda osapoole ürituste haldustarkvara, alustades ürituse majutamisest saidi enda domeeninimel. OnlineExpo platvormil saate oma ürituse maandumislehe kujundamisel kasutada oma brändi elemente.
4. Üritusel osalejate eelregistreerimine ja piletite ostmise võimalus
Eelregistreerimine on samm, mida ei saa vahele jätta, kui soovite lõpetada arvamise, kes teie üritusele tulevad, ja vältida sisenemiskaost. Seepärast kasutage registreerimisvorme. Ürituse personaliseerimine tugineb suuresti osalejate toorandmete kogumisele, et suurendada piletimüüki ja korduvkülastust. Digitaalne registreerimine mis tahes seadmes, sildi printimine ja juurdepääs QR-koodi abil, samuti manuaalne juurdepääs - need võimalused pakub OnlineExpo platvorm personaalsete ürituste korraldajatele.
Ürituste haldamise lahendus peaks võimaldama osalejatel üritustele registreeruda ja pileteid mugavalt veebis osta. Sageli peavad piletihinnad ja muud tasud olema rakenduses selged ja liikmetele kättesaadavad. Mitme seansi korral peaks rakendus võimaldama kasutajatel broneerida ka konkreetseid seansse.
Lisaks võib digitaalne ürituste haldamise rakendus lihtsustada ürituste korraldajate jaoks piletite loetlemist backendis.
Ärge unustage aga võimalust lisada kohapeal uusi külastajaid. Teie ürituse personalil peaks alati olema võimalik uusi osalejaid digitaalselt registreerida reaalajas ürituse päeval.
Kas teil on eri tüüpi osalejaid? Veenduge, et teie ürituste haldustarkvara toetab sama ürituse jaoks mitut tüüpi pileteid - kindlasti ei ole teie sponsoritel, eksponentidel ja osalejatel samu pileteid. Seega pakkuge ürituse jaoks erinevaid piletivariante, alates madalaima hinnaga põhipiletitest kuni premium-piletiteni, mis annavad juurdepääsu privaatsetele sessioonidele ja VIP-piirkondadele.
5. Paindlikud makseviisid
Piletite müümisel peaksid teie osalejad saama maksta otse teie ürituste platvormi kaudu, mis muudab protsessi usaldusväärseks, lühikeseks ja probleemideta.
Ürituste haldustarkvara puhul on erinevate makseviiside pakkumine ürituste haldamise vahendite puhul oluline. Stabiilsete, usaldusväärsete ja tuntud rahaülekandemeetodite integreerimine on arukas valik. OnlineExpo platvorm võimaldab teil integreerida oma maksesüsteemi.
6. Audio- ja videokõned ning tekstisõnumid
Nii osalejad kui ka ürituse korraldusmeeskond vajavad üks-ühele suhtlemist, sõnumite saatmist ja audio/videokõnede võimalust. Kui külastajad saabuvad ürituse päevadel kohale, võib neil olla vaja suhelda ürituse korraldajate või omanikega.
Kui tegemist on ürituse korraldamise meeskonnaga, peavad nad korraldama palju minisündmusi ja ikkagi suhtlema oma kolleegidega regulaarselt. Seetõttu on tekstisõnumite saatmise ja helistamise võimalused peotarkvara olulised funktsioonid. OnlineExpo platvormil suhtluse korraldamiseks on saadaval erinevad kaasaegsed platvormiga integreeritud suhtlusvahendid (näiteks Hangouts, Viber, Whatsapp, Messenger, Skype jne).
7. Videostream
Onlineexpo platvormil on rakendatud videostriimide läbiviimise võimalus. Saate mitte ainult alustada ürituste otseülekandeid, vaid ka näidata salvestatud videoklippe.
See tähendab, et saate oma offline-ürituse atmosfääri ja esinemisi edastada sadadele või isegi tuhandetele virtuaalsetele osalejatele. Samuti saab iga eksponent või sponsor näidata platvormil oma stendi ja jagada personaalseid esitlusi veebiseminaride, tootedemonstratsioonide või töötubade abil.
Meie video voogedastusteenuse abil saate märkimisväärselt laiendada oma publikut ja meelitada rohkem potentsiaalseid kliente. Meie platvorm on väga hästi konfigureeritav ja hõlpsasti kasutatav, tagades kvaliteetse voogedastuse ja tõrgeteta kogemuse kõigile osalejatele.
8. Sisseehitatud mitmekeelne tõlkemootor
OnlineExpo platvormi sisseehitatud mitmekeelne tõlkemootor võimaldab ürituste korraldajatel korraldada üritusi mitmes keeles, meelitades publikut üle kogu maailma. Samuti on võimalik ühendada sünkroontõlkijad, et tõlkida kõnelejaid veebis.
9. Osalejate kaasamine
Nutikad vahendid kontaktandmete jagamiseks võivad oluliselt parandada osalejate kogemust ja kaasamist - kui töötate külastajatega kohapeal, kasutage kontaktivabasid lahendusi, et asendada paberist visiitkaardid ja koguda teavet tõhusamalt.
Ärge unustage ka seda, et pakute eemal viibivatele osalejatele terviklikku kogemust ürituse otseülekandega, samuti tehke kättesaadavaks individuaalsed või grupiviisilised videokonverentsiruumid ja live-chat kaasahaaravaks veebisuhtluseks.
Meie ürituste platvorm OnlineExpo pakub mitmesuguseid võimalusi osalejate ja eksponentide kaasamiseks üritustele. Pakume mitmesuguseid interaktiivseid mänge ja lahendusi, mis võimaldavad juhtida liiklust valitud veebilehtedele, tekitada huvi konkreetsete eksponentide, esitluste ja tootelehekülgede ning füüsiliste asukohtade vastu reaalses maailmas.
Meie platvormil on palju mänguvõimalusi, näiteks viktoriinid, mälumängud, õnneratas, mõistatused, mõistatused, otsinguülesanded ja muud vahendid. Need aitavad kombineerida online- ja offline-tegevusi, muutes need osalejate jaoks huvitavamaks ja põnevamaks.
Me mõistame, et külastajate kaasamine on ürituse edu võti. Seetõttu oleme loonud platvormi, millel on palju interaktiivseid funktsioone, mis aitavad teil üritusel osalejatega suhelda ning muuta nad aktiivsemaks ja kaasatumaks.
10. Küsitlused ja uuringud reaalajas
Need tarkvara funktsioonid teenivad ürituse osalejate kaasamist. Nende funktsioonide abil saate arvesse võtta nende hoiakuid, uskumusi ja muid muutujaid ning seejärel rakendada neid äritulemuste parandamiseks.
11. Lihtsalt kohandatav ürituse päevakava
Ürituse kalender peaks ütlema, mis toimub, millal ja kus, et teie osalejad oleksid kõigest toimuvast teadlikud. Seda peaks olema lihtne hallata, see peaks olema täielikult kohandatav, toetama mitut rada ning sisaldama silte ja filtreid, et kiirendada otsingut.
OnlineExpo platvorm võib pakkuda ühtset kogemust hübriidsele publikule virtuaalsetele ja kohalikele osalejatele mõeldud konsolideeritud päevakava kaudu.
12. Sotsiaalmeedia integreerimine
Ürituste haldamise rakendusel peab olema sotsiaalmeedia integratsioon. See on üks olulisemaid vahendeid ürituste planeerimiseks ja haldamiseks. Iga äriettevõte kasutab sotsiaalvõrgustikke, et kutsuda külalisi ja kliente hääletama, panna meeldimisi ja retweet'e, suurendades liiklust oma kontodele.
Ettevõte reklaamib end internetis, reklaamib eelseisvaid üritusi, meelitab rohkem kliente, suhtleb toetajatega ja palju muud.
13. Automatiseeritud e-kirjad ja sõnumid
Selliste funktsioonide olemasolu ürituste haldamise rakenduses aitab korraldajatel säästa aega, suurendada tõhusust ja vähendada töökoormust. Nad saavad hõlpsasti saata kontaktteateid, ürituste uuendusi ja muid sõnumeid.
14. Sponsorluse eksponentide tasandid
Paljude korraldajate jaoks on sponsorlus vahe eduka ürituse ja täieliku ebaõnnestumise vahel. Kuigi sponsorid lisavad teie üritusele usaldusväärsust ja annavad osalejatele ainulaadse võimaluse oma lemmikbrändidega lähedalt ja isiklikult tutvuda, peavad nad enamasti ka rahaliselt tagasi maksma.
Seega peaks teie ürituse haldustarkvara ideaaljuhul pakkuma sponsoritele ja osalevatele kaubamärkidele erinevaid võimalusi, et silma paista.
15. Messiala
Soovite luua meeldejääva virtuaalse või hübriidürituse? Mõelge võimsale funktsioonile, mis võimaldab teie osalejatel virtuaalselt erinevaid tooteid või pakkumisi täiesti kohandataval viisil tutvustada.
Kujutage ette turuplatsi, mis pakub B2B virtuaalsete messide võrgustikku, võimaldades igale liikmele juurdepääsu konkreetsetele tootelehekülgedele virtuaalse kaupluse kaudu.
16. Eelarve haldamine
See on veel üks väärtuslik vahend, mis aitab teil oma arveid jälgida, kulusid ümber hinnata ja kokkuhoidu mõõta. See funktsioon jälgib kõiki ürituse tehinguid ja tagab, et eelarveandmed, alates kõrgetasemelistest prognoosidest kuni granulaarsete ridade funktsioonideni, on õiged, mille tulemuseks on täpne investeeringutasuvus.
17. Turvalisuse ja kaitse tagamine
Häkkimine ja küberrünnakud on vältimatud. Leides parima peo planeerimise rakenduse, saate tagada, et kõik ürituste ja konverentsidega seotud andmed on kaitstud erinevate meetodite abil.
Programmil peavad olema head andmete krüpteerimisvõimalused. Turvalisus ja kaitse koos ürituste korraldamise tarkvaraga toob esile tehnoloogia tähtsuse ürituste korraldamisel.
Lisaks võivad sellised vahendid nagu paroolihaldurid pakkuda täiendavat turvakihti. Kui kasutate palju ürituste planeerimise vahendeid, aitab see hoida vajalikke andmeid ühes kohas.
18. Andmebaasi haldamine
Ürituste haldamise tarkvara tugineb suuresti andmebaasidele. See ühendab veebipõhise juurdepääsu, kohapealsed külastajate nimekirjad, e-posti nimekirjad ja analüütika ühes süsteemis. Otsige impordi/ekspordi funktsioone, erinevaid sorteerimisvõimalusi erinevate mõõdikute ja CRM-i väljavõtete tegemiseks, tarkvaratuge, protsesside haldamist ja pilveühenduste integreerimist.
19. Sündmuse skaleeritavus
Suurepärased ürituste haldamise lahendused aitavad teil kohandada ürituse skaleeritavust vastavalt ürituse ja organisatsiooni vajadustele ja spetsifikatsioonidele. See on väärtuslik vahend töötajate haldamiseks suurtel koosolekutel või väikestel koosolekutel.
20. Aruanded ja analüüs
Ürituse andmed võivad olla uskumatult väärtuslikud, aidates ürituste spetsialistidel mõista, mis täpselt nende üritustel juhtus ja kuidas nad saavad asju tulevikus parandada. Olgu tegemist ürituse tasuvuse mõõtmisega, osavõtutaseme kindlaksmääramisega või lihtsalt selle väljaselgitamisega, milliseid sessioone inimesed kõige huvitavamaks pidasid, see kõik lisab ürituste jaoks andmete tähtsust.
Ürituste haldustarkvaral peaks olema reaalajas toimuv ürituse analüüs, sest see aitab teha teadlikke strateegilisi otsuseid ja astuda samme, mis toovad ettevõttele kasu. Ürituste planeerimise tööriistad peaksid koguma reaalajas analüütikat ja koostama arukaid aruandeid.
Täielikult toimiv terviklik ürituste haldamise tarkvara on hädavajalik, kui soovite olla ürituste haldamise valdkonnas konkurentsivõimeline.
Ürituste sujuv toimimine sündmuste haldussüsteemi õigete funktsioonidega muudab sündmuste planeerimise ja meeskonna koordineerimise tõhusaks ja probleemivabaks ning tagab osalejate suurema osavõtu. Lisaks aitab see teil saavutada strateegilise eelise oma konkurentide ees selles valdkonnas.
OnlineExpo on kaasaegne ja multifunktsionaalne platvorm, mis võimaldab teil läbi viia nii veebipõhiseid üritusi kui ka hübriidformaadis kohapealseid üritusi. Võimalus kasutada mobiilirakendust võimaldab teil mugavalt jälgida ja hallata üritusi internetis.
Külastajate autoriseerimise funktsioon tagab turvalisuse ja töömugavuse. Samuti on platvormil saadaval ürituste külastatavuse jälgimine ja analüüs, mis võimaldab teil jälgida käimasolevate ürituste tõhusust.
OnlineExpo üks peamisi eeliseid on platvormi loomulik liiklus, mis võimaldab ürituste korraldajatel jõuda suure publikuni. See omakorda suurendab käimasolevate tegevuste kasumlikkust (ROI).
OnlineExpo kasutajatele on kättesaadav professionaalne tugi, mis aitab lahendada kõiki küsimusi ja probleeme. Tänu sellele muutub platvormiga töötamine veelgi mugavamaks ja tõhusamaks.
Seega on OnlineExpo ideaalne platvorm ürituste korraldajatele, pakkudes kõiki vajalikke vahendeid ja võimalusi edukate ürituste korraldamiseks internetis. Platvormil on olemas standardlahendused igat liiki ürituste jaoks, mis muudab ürituste korraldamise protsessi lihtsamaks ja kiiremaks.
Soovitame ka lugeda:
