Hübriidürituste korraldamine ja läbiviimine on raske töö, kuid õnneks on palju võimalusi protsessi lihtsustamiseks. Loe meie artiklit, et rohkem teada saada.
Hübriidürituste korraldamisel on palju eeliseid - võib-olla isegi rohkem kui täielikult isiklikult või täielikult virtuaalselt korraldatavatel üritustel. Kuid selle saavutamine võib olla keeruline, eriti kui teil ei ole juurdepääsu asjakohastele teadmistele, teabele, vahenditele või ürituste haldamise platvormile.
Üleminekuga näiliselt üleöö isikliku normi asemel virtuaalsele, hakkame lõpuks ometi tagasi pöörduma selleni, kuidas üritused varem välja nägid. Kuigi tagasipöördumine isiklike ürituste juurde oleks suurepärane, on palju inimesi, kes armastavad virtuaalset formaati.
Hea on see, et on olemas viis, kuidas kõiki õnnelikuks teha. See on hübriidformaat.
Hübriidürituste puhul võetakse kõik isiklike ürituste head küljed ja kombineeritakse need kõigi nendega, mida online-vorming pakub. Loomulikult on võimatu kõigile meeldida, kuid hübriidüritused on samm õiges suunas.
Külastajad ei ole ainsad, kes hübriidmudeliga rahul on. Selliseid üritusi korraldavad organisatsioonid saavad samuti kasu:
Järjepidevalt asjakohane sisu
Seda tüüpi sisu püsib kaua pärast avaldamist asjakohane. Sellisel juhul jääb see ka pärast hübriidsündmuse lõppu värskeks ja huvitavaks; ja kuna hübriidsündmuse formaadil on käegakatsutav veebipositsioon, on see suurepärane viis pikaajalise sisu edendamiseks.
Vähendab sisenemisbarjääri
Virtuaalset üritust kiidetakse selle kättesaadavuse poolest. Hübriidüritused vähendavad tõhusalt sisenemisbarjääri sellisele üritusele, mis muidu toimuks üksnes näost näkku. See võimaldab osaleda inimestel, kes ei saa füüsiliselt üritusel osaleda.
Vähendab negatiivset mõju keskkonnale
Ei ole üllatav, et virtuaalsed üritused on palju säästvamad kui isiklikud üritused. Te vähendate energiatarbimist, kuna piirate kohale ja tagasi pendeldavate inimeste arvu ning vähendate üldist energiatarbimist, mida füüsiline ruum muidu tarbiks. Kui valite hübriidse tee, saate siiski osa keskkonnaalastest eelistest, sest see tähendab sageli, et ürituse jaoks on vaja väiksemat ruumi ja füüsilisse toimumiskohta ei pea nii palju inimesi pendeldama.
Võimalus mitmekesistada tuluvooge
Hübriidüritused pakuvad suurepärase võimaluse mitmekesistada tuluvooge, ilma et üldkulud oluliselt suureneksid. Seda võimalust saab kasutada mitmel viisil, kuid üks märkimisväärne näide on sponsorluspakettide müük.
Kuigi hübriidüritused pakuvad osalejatele parimat mõlemast maailmast ning valikuvabadust korraldada üritus neile kõige paremini sobival viisil, ei tähenda see, et neil ei ole probleeme.
Siin on kolm tavalist takistust, mis võivad olla suurepärast hübriidürituse planeerimise ja korraldamise teel, ning mõned strateegiad ja vahendid nende ületamiseks:
1. Interneti- ja füüsilise publiku vahelise lõhe ületamine
Kui püüate teenindada jagatud publikut, võib olla raske saavutada nende vahelist suhtlust nii, et see tunduks loomulik. Õnneks on tehnoloogia võimaldanud arendada terviklikke ürituste haldamise platvorme, mis pakuvad funktsioone, mis aitavad seda lõhet ületada.
Kui olete valinud eelseisvate ja tulevaste ürituste jaoks hübriidvormi, kasutage hübriidürituste platvormi uuenduslikke funktsioone, mida vajate sujuvaks kaasamiseks, näiteks
2. Hübriidürituse planeerimise keerukus
Hübriidürituse korraldamine hõlmab palju logistilisi küsimusi. Hübriidsündmuste jaoks õige platvorm võib selle protsessi lihtsamaks muuta. Otsige lahendust, mis integreerub ülejäänud tehnoloogiakogumiga, kogub automaatselt füüsiliste ja virtuaalsete osalejate andmeid ning lihtsustab aruandlusprotsessi. Tänu üksikasjalikule analüüsile saate jälgida oma tulemuslikkust reaalajas ja teha külastuskogemuse parandamiseks kalkuleeritud kohandusi.
3. Sponsorite ligimeelitamine
Sponsorid ootavad tulemusi. Üritustehnoloogiad võimaldavad teil neid tulemusi võimalikult tõhusalt ja tulemuslikult saavutada. Uuendusliku lahenduse abil saate näiteks füüsilisi ja virtuaalseid külastajaid mitmel erineval viisil oma sponsoritele suunata:
Ürituse kavandamine on ürituse planeerimise lahutamatu osa ja hübriidürituste puhul ehk veelgi olulisem. Kui teie publik jaguneb kahte erinevasse segmenti, näost näkku ja virtuaalselt, on rohkem võimalusi komistusteks, arusaamatusteks ja kommunikatsioonihäireteks.
Hübriidürituse tervikliku programmi koostamine aitab kõiki ühel lainel hoida, tõstes esile ürituste, koosolekute, pauside jne olulised ajad.
Siin on mõned põhipunktid, mida hübriidürituse planeerimisel silmas pidada:
Ürituse ettevalmistamise, läbiviimise ja lõpetamise parimad tavad nõuavad ettevalmistust, läbiviimist ja järelmeetmeid, mis peavad olema eesmärgipärased ja planeeritud.
Tegelikkuses "algab" teie üritus ammu enne ürituse algust ja lõpeb pärast seda, kui kõik on koju läinud - teil on nende aegade jooksul palju tööd. Niisiis, siin on mõned parimad tavad, mis aitavad teil oma järgmise hübriidürituse ettevalmistamisel, korraldamisel ja lõpetamisel silma paista.
Enne üritust
Iga hübriidüritus nõuab hoolikat planeerimist ja ettevalmistamist, et see oleks kõigi osalejate jaoks viljakas. Lisaks selgele kommunikatsioonile, et kõik kulgeks enne üritust plaanipäraselt, on veel mõned olulised asjad, mida tuleb teha:
Ürituse ajal
Ürituse ajal on ikkagi teie ülesanne olla kursis kõigega, mis toimub, ja olla kõnelejate ja teiste külaliste jaoks toeks, samal ajal julgustades oma füüsiliste ja kaugkasutajate kaasamist. See võib tunduda hirmuäratav ülesanne, kuid õigete vahenditega muutub asi veidi lihtsamaks. Siin on mõned kaalutlused, mida ürituse ajal silmas pidada:
Pärast ürituse toimumist
Kui üritus lõpeb, ei tähenda see, et see on läbi. On palju asju, mida saate teha, et hoida üritusel osalejaid kaasatuna ja meelitada uusi kliente, samuti teha kokkuvõtteid, et paremini planeerida oma järgmist üritust. Siin on mõned võimalused, mida teha pärast üritust, et aidata teil püsida asjakohasena ja kasutada kogemusi oma järgmise ürituse jaoks:
Paljude jaoks on hübriidüritused tulevik ja absoluutselt parim võimalus mis tahes ärikohtumiseks. Öelge "jah" ligipääsetavusele ja kaaluge oma järgmise füüsilise ja virtuaalse ürituse korraldamist.
Hübriidüritused on parim võimalus suurema osavõtu suurendamiseks, ligipääsetavuse suurendamiseks ja suurema arvu osalejate teenindamiseks, kuid see ei ole alati lihtne. Taotlege demo täna ja uurige, kuidas OnlineExpo saab optimeerida teie ürituse kogemust, et tagada edukad hübriidüritused.
Samuti soovitame lugeda:
