Pärast uudiseid COVID-19 vaktsiini kohta näib, et kõik on taas normaalne. See protsess võtab siiski aega. Vahepeal kuulete ilmselt üha rohkem hübriidsündmustest. Veelgi enam, paljud eeldavad, et selline ürituste korraldamise formaat ei ole ainult ajutine lahendus, vaid võib isegi muutuda tööstuse püsivaks elemendiks. Hiljuti veebiseminaride korraldajate seas läbi viidud küsitluses ütles 48,2%, et nad kavatsevad jätkata hübriidürituste korraldamist ka pärast seda, kui on ohutu pöörduda tagasi offline-ürituste juurde. 27.3% ütles, et osa üritusi korraldatakse traditsioonilises formaadis ja osa virtuaalses formaadis. 15.8% jätkab täielikult virtuaalsete ürituste korraldamist ja 8,7% kavatseb naasta täielikult offline-formaadi juurde.
Kuid mida te ei pruugi nii tihti kuulda olla, on see, kui tüütu võib selliste ürituste korraldamine olla. Kuigi hübriidüritused võivad pakkuda nii näost-näkku kui ka virtuaalset kasu, võib olla uskumatult raske teenindada mõlemat poolt korraga. Vaatlesime mõningaid hübriidürituste puudusi ja soovitasime strateegiat, mida saate kasutada, et neid paremini hallata.
See on nagu kaks üritust korraga
Kujutage ette, et korraldate isikliku ürituse: tõusete kell 5:00 hommikul voodist ja jõuate varsti pärast seda kohale, et aidata hommikusööki valmistada ja alustada. Samal ajal, kui valmistad kõike ette ja aitad lahendada kõiki võimalikke probleeme, oled juba enne ürituse algust üsna väsinud, pärast mida töötad pidevalt selle nimel, et kõik sujuks tõrgeteta.
See ei erine väga palju virtuaalsest üritusest; kuigi saate jääda oma laua taha, annate siiski endast parima, et iga sessioon algaks õigel ajal ja et osalejad saaksid samad võimalused kontakti loomiseks ja suhtlemiseks.
Nüüd kujutage ette, et teete mõlemat asja samal päeval.
Fakt on see, et hübriidüritused ei ole nii lihtsad kui tavaline juba olemasolevate istungite otseülekanne. Need nõuavad hoolikat planeerimist, kaasamist ja juhtimist, mis on mõlema formaadi puhul erinev.
Kuigi inimeste kokkuviimine isiklikult võib olla väga kasulik, kaaluge esmalt, kas hübriidsündmuse eelised kaaluvad üles selle korraldamise kulud.
See, mis toimib isiklikult, ei toimi alati ka virtuaalses ruumis
Lisaks mõlema ürituse voolu juhtimisele võib töö virtuaalse ja silmast-silma publikuga olla täiesti erinev.
Virtuaalsetel ja näost-näkku osalejatel on ürituste korraldamisel erinevad vajadused - näiteks pikemad istungid kipuvad olema veebipõhiste osalejate jaoks keerulisemad. Hübriidürituste korraldajana peate leidma lähenemisviisi, mis sobib mõlemale osalejate kategooriale, et kõik saaksid üritusest täielikult osa võtta ja ei tunneks, et nad jäävad tagaplaanile.
Olge valmis tegema lisakäike, et tagada ürituse turvalisus
Kõige olulisem mure on muidugi see, miks me üldse sellesse olukorda sattusime: teie ürituse ohutuse tagamine. Kuigi innovatsioon aitab meil taas normaalseks saada, peate ürituse korraldajana olema valmis tagama, et osalejate testid oleksid negatiivsed ja/või vaktsineeritud, ning reageerima viimasel minutil reisi- ja julgeolekupiirangute muutustele. Hoolimata selle tähtsusest on see ka tõsine täiendus teie niigi märkimisväärsele töökoormusele.
Niisiis, pidades silmas neid asjaolusid, milline on parim viis hübriidürituse formaadile üleminekuks, võtmata endale liiga suurt koormust?
Usume, et kõige õigem lahendus on mitte korraldada mõlemat ürituse osa korraga.
Korraldage piiratud offline-üritus ja kasutage salvestatud sisu virtuaalse ürituse korraldamiseks
Selle asemel, et korraldada üritust kahes formaadis korraga, andke endale aega koormuse tasakaalustamiseks, korraldades väikese in-presint-ürituse ja järeltöötluse sisu. Salvestatud videot saab kasutada eelsalvestatud sessioonidena laiemale virtuaalsele osalejate publikule. Rahuldava kaasatuse tagamiseks võivad kõnelejad lisada nendele istungitele otseülekandeid ja küsimusi ning võõrustajad võivad planeerida eraldi veebipõhised võrgustikuvõimalused, et rahuldada mõlema publiku vajadusi.
Tagage mõlemale sihtrühmale ligipääsetavus ja kaasamisvõimalused
Kuigi osalejatel on sarnased vajadused, olenemata sellest, kas nad osalevad offline- või veebipõhisel üritusel, sõltub parim viis nende vajaduste rahuldamiseks formaadist. Selle asemel, et üritada kasutada ühte meetodit mõlema ürituse formaadi jaoks, proovige pakkuda virtuaalsetele ja kohalikele osalejatele eraldi võrgustike loomise ja suhtlemisvõimalusi.
Suhtlemine ja võrgustike loomine on lihtne piiratud näost-näkku toimuva ürituse puhul, kuid võtke kindlasti aega, et korraldada suhtlemisvõimalusi virtuaalsele publikule, alates sellest, et julgustada kõnelejaid osalema istungil toimuvatel küsitlustel ja virtuaalsetes küsimustes ja vastustes, kuni virtuaalsetele osalejatele mõeldud kaugvideosessioonide korraldamiseni.
Valige paindlik üritustehnoloogia platvorm, mis toetab online ja offline üritusi
Kuigi saate oma ürituse kaheks jagada, ei taha te siiski kahte täiesti erinevat ürituse platvormi hallata! Lihtsustage ürituse planeerimist platvormiga, mis suudab hõlpsasti toetada nii teie ürituse in- kui ka virtuaalset formaati. See mitte ainult ei lihtsusta teie ja teie esinejate suhtlemist mõlema sihtrühmaga, vaid toob ka kaks osalejarühma kokku, võimaldades neil enne üritust üksteisega ühendust võtta ja offline-osalejatel hiljem virtuaalselt suhelda ja interakteeruda.
OnlineExpo platvorm ühendab sujuvalt virtuaalsed ja personaalsed üritused, toetades virtuaalseid sessioone ja suhtlemist, aidates samal ajal korraldada offline-üritusi. Saate avaldada ürituse päevakava, et pakkuda offline-ürituse osalejatele täielikku, isikupärastatud ajakava, samuti saate lisada virtuaalsetele osalejatele igas päevakorrapunktis otseülekandeid ja eelsalvestatud seansse.
OnlineExpo platvorm sisaldab ka suhtlusfunktsioone, sealhulgas videokõnesid ja veebivestlust, mis aitavad osalejatel enne, ajal ja pärast ürituse mõlemat faasi suhelda ning hõlbustavad virtuaalset võrgustikutööd.
Kui te ei tea, mida OnlineExpo veel teie hübriidürituse jaoks teha saab, võtke meiega juba täna ühendust, et saada lisateavet ja tasuta demo.
