Ürituste planeerimine võib olla isegi kogenud korraldajatele üle jõu käiv protsess. Lihtsalt on liiga palju tegureid, mida arvesse võtta.
Teil on osalejad, ürituste registreerimine, turundusstrateegiad ja sponsorlus, rääkimata virtuaalsetest, hübriidsetest ja ainult kohapeal toimuvatest üritustest, millel on erinevad vajadused.
Te ütlete: Ma saan aru. See on keeruline. Aga kuidas ma kavandan ürituse ajastust? Ma ei saa ju ette näha tulevikku?
Peatuge ja hingake sügavalt sisse. Ärge laske end muretseda millegi pärast, mis tõenäoliselt lähitulevikus ei juhtu.
Ürituse ajakava aitab teil oma mõtteid maandada ja edukat üritust planeerida. Näitame teile, kuidas sellist plaani koostada, ja anname nõuandeid, millistele sündmuse aspektidele keskenduda.
Teeme mõned asjad selgeks: Teie ajakavast ei ole kasu, kui enne ürituse algust ei ole möödunud piisavalt aega.
Küsimusele, millal sündmuste ajakava koostada, ei ole ühest vastust. Lõppkokkuvõttes sõltub see ürituse tüübist, mida soovite korraldada.
Kas tegemist on suure või väikese üritusega? See on oluline, sest suurte ürituste planeerimine võib võtta kuni 12 kuud. Lisaks peate suurte ürituste jaoks broneerima ruumid ja rentima sobivaid meelelahutuskohti, mis on loodud teie ürituse jaoks.
Samal ajal piisab väiksemate ürituste, näiteks ärikohtumiste või seminaride puhul kuuest kuust.
Virtuaalsete ürituste puhul on asi hoopis teine. Teil võib olla vaja vähemalt 12 nädalat, eriti kui te ei ole leidnud õigeid produktsioonipartnereid, kes aitaksid teil oma plaane ellu viia.
Kas tunnete survet? Ärge andke alla. Üritust on võimalik planeerida lühikese ajaga. Kuid üldreeglina võib öelda, et mida rohkem aega teil on, seda rohkem mänguruumi teil on, et minna põhitõdedest kaugemale.
Nüüd, kui me oleme vaadanud mõningaid ürituste ligikaudseid ajakavasid, läheme nende planeerimise üksikasjade juurde:
Ürituse planeerimisel alusta asjadest, ilma milleta ei saa. Neid teie ürituse elutähtsaid osi ei tohiks muuta ega ümber planeerida.
Siin on mõned näited:
Alustage alati sellistest pöördumatutest tingimustest, sest need on juba ette kindlaks määratud. Teil ei ole võimalik neid muuta.
Kui olete lõpetanud eeltingimustega tegelemise, liikuge edasi partnerite, müüjate ja sponsorite juurde.
Müüjad on teie ürituse süda. Nad panevad selle ellu. Ainus asi, mida siin saate teha, on kaasata nad oma ürituse planeerimise ajakavasse.
On hea, kui teie müüjatel on ettekujutus sellest, kui palju aega neil kulub teie unistuse elluviimiseks.
Oma ajakava koostamisel võiksite arvestada nende näidetega:
Pidage meeles, et teie partnerite ajastus võib mõjutada ka teie ürituse eelarvet. Näiteks olete juba broneerinud ürituse toimumiskoha konkreetseks kuupäevaks.
Kuid te saate aru, et üks tarnijatest peab kõik ette valmistama üritusele eelneval õhtul. See tähendab, et teil tuleb ruumide rentimiseks rohkem raha välja käia, sest juurdepääsuks kulub palju rohkem aega.
Ürituse planeerimine on loominguline protsess ja ideid tuleb igast suunast. Ärge alustage ühe projektiga. Selle asemel looge mõned projektid, mida saate jagada oma meeskonnaga ja paluda neil läbi vaadata.
Pidage meeles, et esimesel korral ei õnnestu - see on täiesti vastuvõetav. Oluline on, et ürituse planeerimise ajastamiseks oleks mitu ettepanekut, mis oleksid kooskõlas teie ürituse eesmärkide ja eesmärkidega.
Teine oluline aspekt ürituse planeerimisel on ette näha ettearvamatut. Kui te planeerite kõige väiksemate detailideni, tuleb kindlasti ette takistusi.
Näiteks teie asutus ei suutnud konverentsiruumi õigeaegselt puhastada. Või lõppes peaesineja aeg kogemata ära.
Planeerige ootamatusteks, luues liikumisruumi. See võimaldab teil selliste olukordade korral jääda rahulikuks, jahedaks ja mitte stressida.
Kui teil on sündmuste ajakava olemas, levitage seda kõigile sidusrühmadele ja andke neile aega tagasiside andmiseks.
Kuulake, mida neil on öelda. Kas nad tõid esile mingeid valupunkte, mida te ei suutnud tuvastada? Kas mõned müüjad vajavad rohkem aega, kui te neile andsite? Kas kuupäevad ja kellaajad sobivad?
Tehke vajaduse korral vajalikke kohandusi ja olge ootamatute muudatuste puhul paindlik.
Nüüd, kui te teate ürituse ajakava põhitõdesid ja seda, kui pikaks ajaks peaksite planeerima, räägime ürituse ajakava sisust.
Alustage planeerimisprotsessi sellega, et kaalute oma ürituse eesmärke. Valige ürituse tüüp, mida soovite korraldada, mõelge läbi, kuidas see välja näeb, ja määrake kindlaks publiku osavõtt.
Need küsimused aitavad teil otsustada, kas korraldada hübriid-, näost-näkku- või virtuaalne üritus. Kui teil on eesmärgid, millest juhinduda, saab teie meeskond neid järgida.
Kui ürituse planeerimisse on kaasatud nii palju inimesi, võib rollide ja vastutuse mitteteadmine olla segadust tekitav.
Seetõttu on äärmiselt oluline delegeerida ülesandeid ja määratleda selgelt, mida iga inimene tegema peaks. Nii on kõik ühel lainel ja teavad, millistest tähtaegadest nad peavad kinni pidama.
Edukas üritus ei oleks täielik ilma eelarveta. See hoiab ära kulude ületamise ja võimaldab teil kindlaks määrata, milliseid kulusid kärpida.
Ürituse toimumiskoha valimine on iga ürituse planeerimisel kriitilise tähtsusega, sest see aitab määrata ürituse kuupäevad.
Sama kehtib ka virtuaalsete platvormide kohta. Te peaksite suutma valida ürituse haldamise lahenduse, mis sobib teie vajadustele.
Ürituse planeerimine oleks puudulik ilma reklaami ja turunduseta. Kasutage erinevaid strateegiaid, kui levitate oma ürituse kohta sõnumit.
Mõelge oma sihtrühma peale ja uurige, milliseid kohti nad külastavad. Hea mõte on luua funktsionaalne ja hõlpsasti kasutatav ürituse veebisait, kuhu inimesed saavad registreeruda. Seejärel reklaamige oma üritust erinevatel turundusplatvormidel.
Umbes sel ajal peaksite olema valmis ürituse reklaam ja eelarve koostamine.
Kolm kuud pärast ürituse algust peaksite oma tähelepanu suunama ürituse registreerimistarkvara valimisele, ülejäänud müüjate broneerimisele ja esitlustehnikale.
Registreerimine on esimene kontaktpunkt teie ürituse ja osalejate vahel. See peaks jätma neile positiivse esmamulje. Kuidas? Kõige lihtsama registreerimise abil.
Pakkuge sooduspakkumisi ja stiimuleid, näiteks pileteid varajase registreerumise eest. Võtke külastajatega e-posti teel ühendust, kui nad ei suutnud vormi täita.
Lihtne registreerimine võib muuta teie ürituse planeerimise lihtsamaks kui kunagi varem.
Ürituse planeerimise ajakava ei oleks täielik ilma toitlustajate ja muude partneriteta. Kolm kuud enne ürituse toimumist hakake otsima tarnijaid, kes vastavad teie ürituse eesmärkidele. Seejärel otsustage nende üle lõplikult enne kolme kuu möödumist.
Vihje: Broneerige tarnijad võimalikult varakult. Nii on teil konkurentsieelis teiste ürituste korraldajate ees, kes neid samuti vajavad.
Ärge oodake elulugude ja kõnelejate üksikasjade lõpliku vormistamisega kuni ürituse toimumise kuupäevani. Arutage oma esinejatega, mida nad peaksid oma ettekannete jaoks tegema. Veenduge, et neil on teemad ja arutelupunktid juba ette valmistatud.
Eelnevalt mainisime, kui oluline on ootamatustega arvestamine. See kehtib ka situatsiooniplaanide koostamise kohta, et kaitsta oma kuulajaid ja esinejaid loodusõnnetuste või muude ettenägematute asjaolude korral.
Teie ürituseni on jäänud vaid üks kuu. Selleks ajaks peaks suurem osa planeerimis- ja värbamistööst olema juba tehtud. Jääb üle vaid veenduda, et kõik sujuks tõrgeteta.
Siin on lihtne ja selge: Helistage toitlustusettevõttele ja veenduge, et nad suudavad kokkulepitud plaane täita.
Kui olete hoolitsenud ürituse registreerimise eest, andke oma tarnijale teada lõplik külaliste nimekiri või inimeste arv, et nad saaksid teha vajalikud korraldused.
Ürituseplatvorme ja ürituste teenusepakkujaid on igas vormis ja suuruses. Olgu see siis ruumide pakkuja, disainer, AV-tootmine või turundusmeeskond, nimekiri on lõputu.
Kui teil on veel vaja, kontrollige iga tarnijat ja kontrollige kõigiga eelnevalt arutatud plaane.
Võimalik, et peate tegema asjakohaseid muudatusi. Näiteks ei pruugi ruumiteenuse pakkuja lubada teil üritust korraldada eelmisel päeval. Või ei pruugi teie riistvara tarnijal olla vajalikku udu seadistust.
Kinnitage üksikasjad kõigi nendega, et kõik sujuks ürituse päeval sujuvalt.
Teie töötajad ja külastajad peaksid olema kursis sellega, mida nad peaksid ürituse päeval tegema.
Hoidke neid kursis ja teavitage neid vajadusel kõigist muudatustest. Näiteks võite anda osalejatele juhiseid, kuidas pääseda üritusele. Samal ajal võite korrata oma töötajate rolle ja kohustusi.
Võite viia läbi ainult ROI-keskse ürituse, kui läbite ajakava.
Üritused on suur äri, olenemata nende ulatusest. Korralik planeerimine on võti, et vastata oma külastajate ja külaliste ootustele.
Kas otsite virtuaalset ürituste haldamise tarkvara? OnlineExpo ürituste haldamise lahendus võib viia teie virtuaalsed ja hübriidüritused järgmisele tasemele, meelitada rohkem osalejaid ja suurendada teie ürituse konversioonimäära.
Broneerige meie virtuaalse ürituse tarkvara tasuta demo või võtke meiega ühendust, kui soovite lisateavet.
Mis on ürituse ajakava?
Ürituse ajaskaala on kronoloogiline loetelu kõigist ürituse planeerimise etappidest. Ürituste ajakava saab planeerida pikaks ajaks ja ürituse päevaks.
Millal peaksin alustama ürituse reklaamimist?
On parem, kui alustate oma ürituse reklaamimist vähemalt 2-3 kuud enne selle algust.
Kui pikk on sündmuse planeerimise ajakava?
Ürituse planeerimise ajakava peaks hõlmama vähemalt 4-6 kuud.
Kas ma vajan väikese ürituse jaoks sponsoreid?
See sõltub. Paljudele üritustele on sponsori olemasolu kasulik. Sponsorid võivad aidata koguda rahalisi vahendeid ja avada võrgustike loomise võimalusi. Kuid te ei pruugi sponsorit vajada, kui korraldate väikest üritust, näiteks ärikohtumist.
