Oli aeg, mil need meist, kes töötasid kontorites, arvasid, et koronaviiruse pandeemia teeb lõplikult lõpu kontorikohtumistele.
Oh, millised lollid me olime.
Vaatamata sotsiaalsele distantsile on kontorikohtumised jätkunud tänu videokonverentsi vahenditele nagu Zoom, Skype, Microsoft Teams ja muud. Ja olgem ausad: mõnikord on vaja rääkida silmast silma, isegi kui see tähendab ka näost ekraanile.
Seega on uue videokonverentsi- ja veebikohtumiste ajastu saabudes paljud leidnud, et on tekkinud uued suunised, mida tuleb järgida - asjad, mida me ei pea ehk isiklikult arutama, kuid mida tasub nüüd, kus nii paljud inimesed töötavad kodust - või ebamugavusest, olenevalt olukorrast -, korrata.
Olgem ausad, kodus töötamine on raske. Nii et siin on mõned soovitused, mis on kokku pandud Zoomi enda veebisaidilt ja muudest allikatest, et aidata teil jääda võimalikult produktiivseks, ühenduses ja piinlikkusest vabaks, kui me selle uue kontoritöö ajastuga võitleme.
Kasutage võimaluse korral videot
See võimaldab inimestel teid näha ja mõista, et te ei ole kõrgelt arenenud tehisintellekti hääl. See on eriti oluline, kui olete koosoleku võõrustaja või ettekandja, ja veidi vähem oluline, kui olete osaleja.
Riietuge tööks, mida te teete, mitte tööks, mida tahaksite teha (ärge kandke oma pidžaamasid).
Need on rasked ajad neile, kes peavad töötama kodus, ja kogu päeva dressipükste kandmine on üks väheseid mugavusi nende vaeste hingede jaoks. Aga kui sa suudad end sundida kandma midagi professionaalsema välimusega, on see ilmselt hea. Võib-olla leiad äkki, et see paneb sind end veidi normaalsemalt tundma.
Valmistage oma stseen ette
Pidage meeles, et inimesed ei näe mitte ainult teid, vaid ka seda, mis on teie taga. Oleks tore eelnevalt veenduda, et kaamera ei oleks suunatud pesuhunniku poole.
Mida rohkem valgust, seda parem.
Hea valgustuse korral paraneb videokvaliteet oluliselt. Kas sa ei taha, et kõik näeksid oma ilusat nägu, kui oled teinud kõik endast oleneva, et panna kontoririided ja muu selline selga? Lisalamp lähedal võib olla kasulik. Veendu vaid, et valgus oleks sinu ees, mitte taga - tagantjärele valgustades on sind raskem näha.
Püüa vaadata kaamerasse.
Kui räägite grupi ees, siis kaamerasse vaatamine annab sellise mulje, nagu võtaksite silmakontakti sellega, kellega räägite. See on kindlasti parem kui enda näo fikseerimine mõttega, et vajate uut soengut.
Muutuge oma tehniliseks toeks.
Tehke oma saate testkäik ja otsustage oma video- ja heliseadete üle. Enamik videokonverentsiteenuseid võimaldab teil kontrollida, mida ja kuidas teie kaamera salvestab, enne kui te seda kõigile teistele edastate. Näiteks Zoomil on funktsioon, mis võimaldab teil oma seadeid enne koosolekute algust testida: minge lihtsalt veebilehele zoom.us/test.
Samuti saate eelnevalt otsustada, kas sisenete videokonverentsile heli sisse- või väljalülitatud heliga, enne kui hakkate kogemata edastama seda, mis kõrvalruumis televiisorist kõlab. Ja kui rääkida helist...
Vaigistage heli, kui te ei räägi.
Taustamüra võib olla väga häiriv. Kui te hetkel midagi ei ütle, lülitage heli välja. Nii ei pea keegi kuulama teie juures helisevat autoalarmi või naabri pidevalt haukuvat koera.
Ärge sööge koosoleku ajal.
Mõnikord võib olla veidi ebameeldiv vaadata, kuidas teised inimesed söövad. Või kuulata, kuidas nad närivad. Lõpetage söömine, kui saate. Kui see ei ole võimalik, lülitage lihtsalt video ja heli välja.
Ärge tegelege koosoleku ajal muude isiklike tegevustega.
Kas olete kuulnud õuduslugusid, kus inimesed on videokonverentsi ajal nina nühkimisel või tualeti kasutamisel tabatud? Vaesed arvasid, et neil on heli või video välja lülitatud. Ärge lisage seda statistikat. 30 töötajast koosnevas grupis võib kergesti unustada, et inimesed võivad teid kuulda või näha, seega ärge võtke riski!
Jääge keskendunuks.
On teaduslik fakt, et kõik vihkavad koosolekuid. Ärge venitage seda kauem kui vaja. Keskenduge konkreetsele ülesandele (mis võib kodus töötades olla väga keeruline) ja hoidke tarbetud vestlused miinimumini. On väga raske olla produktiivne, kui mitu inimest räägivad samal ajal, ja veelgi raskem on see, kui tegemist on kattuva heli- ja videokuvaga.
Kutsuge ainult need, kes peaksid seal olema.
Kui on keegi, kes peab saama vajalikku teavet, kuid ei pea veebikonverentsil osalema, siis võib sellele inimesele saata teavet e-posti teel. Säästke inimesi vaeva.
Ei piisa sellest, et enamik inimesi ei armasta koosolekuid (vt eespool). Mida rohkem on osalejaid, seda tõenäolisem on, et koosolekul esineb probleeme ühenduse või video/audioga. Koosoleku salvestuse vaatamine on sageli sama kasulik kui koosolekul isiklikult osalemine.
Kas tegemist on koosoleku või veebiseminariga?
Enamik videokonverentsi vahendeid võimaldab ainult teatavatel osalejatel vaatajatena osaleda. See tähendab, et ainult mõned inimesed saavad video- ja audiosaateid edastada. Kui tegemist on pigem esitluse kui aruteluga, võib see olla õige valik.
Saatejuht peab olema viimane, kes lahkub.
Kui võõrustaja lõpetab koosoleku, siis on ilmselgelt koosolek lõppenud. Ja nagu Spider-Man alati ütleb, on sellise võimuga ilmselgelt kaasas suur vastutuskoormus. Nii et selleks, et keegi ei jääks viimasel minutil ootamatult lahti või kaduma, on hea mõte, et võõrustaja jääks internetti, kuni kõik teised on koosolekust lahkunud.
Tehke privaatsed koosolekud privaatseks.
Kui jagate teavet koosolekuga liitumise kohta avalikul platvormil, näiteks Facebookis, ärge imestage, kui saate soovimatuid külastajaid. Jagage paroole ainult nendega, keda vajate. Või õigemini nendega, kes peaksid koosolekul osalema. On kolleege, keda te ei taha näha, kuid see, et teile ei meeldi raamatupidamistöötaja, ei tähenda, et võite teda igavesti vältida.
Õppige, kuidas osalejaid juhtida.
Nendel platvormidel on palju funktsioone, näiteks ekraani jagamine, koosoleku blokeerimine praeguste osalejate jaoks, osalejate eemaldamine või ootele panemine, failide edastamine ja vestlusvõimaluste haldamine. Enne koosoleku algust võib olla kasulik teada, mida saate teha ja kuidas seda teha.
Samuti soovitame lugeda:
Veebikonverents: Mis võib otseülekandes valesti minna?
Lisateave veebipõhise ürituste platvormi OnlineExpo võimaluste kohta
