Программное обеспечение для управления мероприятиями - это универсальная платформа, которая обеспечивает целый ряд преимуществ, охватывающих все области процесса планирования, проведения и оценки мероприятия. Начиная с этапов планирования и заканчивая этапами после проведения мероприятия, программное обеспечение для управления мероприятиями представляет собой комплексное решение.
Давайте рассмотрим некоторые ключевые особенности, которыми должна обладать любая хорошая платформа для управления мероприятиями.
1. Возможность управления распределенной аудиторией на единой платформе
Это первое, что, вероятно, является общей болью для подавляющего большинства организаторов мероприятий в наши дни. Действительно, не всегда легко совмещать виртуальные и очные элементы - и очень легко сбиться с пути, когда приходится управлять ими по отдельности, а не интегрированно.
Работа с омниканальной реальностью подразумевает удовлетворение различных ожиданий и требует как сильных технических, так и операционных знаний, чтобы обеспечить посетителям гладкое и увлекательное мероприятие. OnlineExpo предлагает готовые решения для организаторов мероприятий любых форматов и типов. Организация конференций, проведение выставок, вебинаров и онлайн-семинаров и много другое - все это возможно в рамках единой платформы для мероприятий OnlineExpo.
2. Создание лендинга мероприятия
Если вы планируете провести мероприятие, но не хотите тратить время и деньги на создание отдельного веб-сайта, то вам необходима платформа, позволяющая создавать лендинг мероприятия.
OnlineExpo - это инновационная платформа, которая предоставляет возможность организации онлайн-, офлайн и гибридных мероприятий. Наш сервис включает в себя все необходимые инструменты для простого создания целевых страниц для вашего мероприятия и участвующих в нем компаний.
С помощью нашего сервиса вы сможете создавать целевые страницы, которые будут включать в себя фотографии и видео, онлайн-трансляции, инструменты взаимодействия с другими участниками и посетителями, контактные и регистрационные формы, специальные предложения и рекламу. Вы также сможете выделить наиболее интересных экспонентов и спонсоров, а также предоставить им возможность продвигать себя через их персонализированные целевые страницы в рамках мероприятия.
Создание лендинга мероприятия на платформе OnlineExpo поможет вам привлечь больше посетителей и участников на ваше мероприятие, а также сэкономит время и деньги на создание отдельного веб-сайта.
3. White label
Правильный "White label" - это не только обновление маркетинговых материалов мероприятия логотипом вашей компании и цветовой палитрой бренда. Конечная цель - не дать вашей аудитории понять, что вы используете стороннее программное обеспечение для организации мероприятия, начиная с размещения мероприятия на собственном доменном имени сайта. На платформе OnlineExpo вы можете использовать для оформления лендинга мероприятия собственные элементы бренда.
4. Предварительная регистрация участников мероприятия и возможность приобретения билетов
Предварительная регистрация - это этап, который нельзя пропускать, если вы хотите перестать гадать, кто придет на ваше мероприятие, и избежать хаоса на входе. Поэтому используйте регистрационные формы. Персонализация мероприятий в значительной степени зависит от сбора первичных данных о посетителях, что позволяет повысить продажи билетов и увеличить повторное посещение. Цифровая регистрация на любом устройстве, печать бейджей и доступ по QR-коду, а также ручной доступ - такие возможности предоставляет платформа OnlineExpo для организаторов очных мероприятий.
Решение для управления мероприятиями должно позволять участникам регистрироваться на мероприятия и покупать билеты в удобном режиме онлайн. Часто цены на билеты и другие сборы должны быть понятными и доступными для участников в приложении. В случае сценария с несколькими сессиями приложение также должно позволять пользователям бронировать конкретные сессии.
Кроме того, цифровое приложение для управления мероприятиями может упростить организаторам мероприятия составление списка билетов в бэкенде.
Однако не забывайте о возможности добавления новых посетителей на месте. Сотрудники вашего мероприятия всегда должны иметь возможность цифровой регистрации новых посетителей в режиме реального времени в день проведения мероприятия.
Будут ли у вас разные типы участников? Убедитесь, что ваше программное обеспечение для управления мероприятиями поддерживает несколько типов билетов на одно и то же мероприятие - наверняка ваши спонсоры, экспоненты и посетители не будут иметь одинаковые билеты. Поэтому предлагайте разнообразные варианты билетов на мероприятие, начиная от базовых билетов по самой низкой цене и заканчивая улучшенными билетами, дающими доступ к закрытым сессиям и VIP-зонам.
5. Гибкие способы оплаты
Когда речь идет о продаже билетов, ваши посетители должны иметь возможность оплатить их непосредственно через вашу платформу для проведения мероприятий, что делает процесс надежным, коротким и свободным от проблем.
В программном обеспечении для управления мероприятиями предоставление различных способов оплаты является важным для инструментов организации мероприятий. Интеграция стабильных, надежных и хорошо известных способов перевода денег - это разумный выбор. Платформа OnlineExpo дает возможность интегрировать вашу собственную платежную систему.
6. Аудио/видео звонки и текстовые сообщения
Как посетителям, так и команде организаторов мероприятия необходимы возможности общения один на один, обмена сообщениями и аудио/видеозвонков. Когда посетители прибывают на место в дни проведения мероприятия, им может потребоваться общение с организаторами или владельцами мероприятия.
Когда речь идет о команде планирования мероприятий, они должны организовать множество мини-мероприятий и при этом регулярно общаться со своими коллегами. Поэтому текстовые сообщения и возможности звонков являются важнейшими функциями программного обеспечения для организации вечеринок. Для организации общения на платформе OnlineExpo доступны различные современные средства коммуникации, интегрированные с платформой (например, Hangouts, Viber, Whatsapp, Messenger, Skype и т. д.).
7. Видеостримы
На платформе Onlineexpo реализована возможность проведения видеостримов. Вы сможете не только запускать прямые трансляции мероприятий, но и показывать записанные видеофрагменты.
Это значит, что вы сможете передать атмосферу и выступления вашего офлайн-мероприятия сотням или даже тысячам виртуальных посетителей. Также каждый экспонент или спонсор сможет отображать свой собственный стенд на платформе и делиться персонализированными презентациями, используя вебинары, демонстрации продуктов или семинары.
Благодаря нашей услуге организации видеостримов вы сможете значительно расширить свою аудиторию и привлечь больше потенциальных клиентов. Наша платформа легко настраивается и проста в использовании, что обеспечивает высокое качество трансляций и удобство для всех участников.
8. Встроенный механизм мультиязычного перевода
Встроенный механизм мультиязычного перевода на платформе OnlineExpo позволяет организаторам мероприятий проводить мероприятия на разных языках, привлекая аудиторию со всего мира. Также есть возможность подключения синхронных переводчиков для перевода спикеров в онлайн-режиме.
9. Вовлечение участников
Умные инструменты для обмена контактной информацией могут значительно улучшить опыт и вовлеченность участников - если вы работаете с посетителями на месте, используйте бесконтактные решения для замены бумажных визиток и более эффективного сбора информации.
Также не забудьте предложить удаленным посетителям всеобъемлющий опыт с помощью прямой трансляции мероприятия, а также сделать доступными индивидуальные или групповые комнаты для видеоконференций и живой чат для вовлекающего онлайн-общения.
Наша платформа для проведения мероприятий OnlineExpo предлагает широкий набор возможностей для вовлечения посетителей и участников в мероприятия. Мы предлагаем разнообразные интерактивные игры и решения, которые позволяют направлять трафик на выбранные веб-страницы, формировать заинтересованность к конкретным экспонентам, презентациям и страницам продуктов, а также физическим локациям в реальном мире.
Наша платформа имеет множество вариантов игр, таких как викторины, игры на развитие памяти, колесо фортуны, ребусы, загадки, поисковые задания и другие инструменты. Они помогают совмещать онлайн- и офлайн-мероприятия, делая их более интересными и увлекательными для участников.
Мы понимаем, что вовлечение посетителей является ключевым фактором для успеха мероприятий. Поэтому мы создали платформу с множеством интерактивных возможностей, которые помогают взаимодействовать с участниками мероприятий и делают их более активными и вовлеченными.
10. Опросы и анкетирование в режиме реального времени
Эти функции программного обеспечения служат для вовлечения посетителей мероприятия. С помощью этих функций можно учитывать их отношение, убеждения и другие переменные, а затем применять их для повышения эффективности бизнеса.
11. Легко настраиваемая повестка дня мероприятия
Календарь мероприятия должен рассказывать о том, что происходит, когда и где, чтобы ваши посетители были в курсе всего происходящего. Он должен легко управляться, быть полностью настраиваемым, поддерживать несколько треков, а также содержать метки и фильтры для ускорения поиска.
Платформа OnlineExpo может обеспечить единый опыт для гибридных аудиторий посредством консолидированной повестки дня для виртуальных и очных участников.
12. Интеграция социальных сетей
Приложение для организации мероприятий должно иметь функции интеграции с социальными сетями. Это один из самых необходимых инструментов для планирования и управления мероприятиями. Любая коммерческая компания использует социальные сети, чтобы приглашать гостей и клиентов голосовать, ставить лайки и ретвиты, увеличивая посещаемость своих аккаунтов.
Компания будет рекламировать себя в Интернете, продвигать предстоящие мероприятия, привлекать больше клиентов, взаимодействовать со сторонниками и многое другое.
13. Автоматизированная рассылка электронной почты и сообщений
Наличие таких функций в приложении для организации мероприятий поможет организаторам сэкономить время, повысить эффективность и снизить рабочую нагрузку. Они смогут без особого труда отправлять уведомления о контактах, обновлениях событий и другие сообщения.
14. Уровни экспонентов для спонсорской поддержки
Для многих организаторов спонсорство - это разница между успешным мероприятием и полным провалом. Хотя спонсоры добавляют авторитета вашему мероприятию и дают посетителям уникальную возможность ближе познакомиться со своими любимыми брендами, чаще всего от них требуют финансовой отдачи.
Поэтому в идеале ваше программное обеспечение для управления мероприятиями должно предлагать спонсорам и брендам-участникам различные варианты, чтобы выделиться.
15. Демонстрация продукции
Хотите создать запоминающееся виртуальное или гибридное мероприятие? Подумайте о мощной функции, которая позволит вашим участникам виртуально демонстрировать различные продукты или предложения в полностью настраиваемом виде.
Представьте себе торговую площадку, которая обеспечивает сетевое взаимодействие для виртуальных торговых выставок B2B, позволяя каждому участнику получить доступ к определенным страницам продукции через виртуальную витрину.
16. Управление бюджетом
Это еще один ценный инструмент, который поможет вам следить за счетами, переоценивать расходы и измерять экономию. Эта функция отслеживает все транзакции событий и гарантирует, что бюджетные данные, от высокоуровневых прогнозов до гранулированных линейных объектов, верны, что приводит к точной окупаемости инвестиций.
17. Обеспечение безопасности и защиты
Хакерские и кибернетические атаки неизбежны. Найдя лучшее приложение для планирования вечеринок, можно обеспечить защиту всех данных, относящихся к мероприятиям и конференциям, используя различные методы.
Программа должна иметь хорошие средства шифрования данных. Безопасность и защита с помощью программного обеспечения для управления мероприятиями порождает важность технологий в управлении мероприятиями.
Кроме того, такие инструменты, как менеджеры паролей, могут стать дополнительным уровнем безопасности. Если вы используете множество инструментов для планирования мероприятий, это поможет хранить необходимые данные в одном месте.
18. Администрирование базы данных
Программное обеспечение для управления мероприятиями в значительной степени опирается на базы данных. Оно объединяет в одной системе онлайн-доступ, списки посетителей на месте, списки электронной почты и аналитику. Ищите функции импорта/экспорта, различные варианты сортировки для извлечения различных показателей и CRM, поддержку программного обеспечения, управление процессами и интеграцию с облачным подключением.
19. Масштабируемость мероприятий
Отличные решения для управления мероприятиями помогают настроить масштабируемость мероприятия в зависимости от потребностей и спецификаций мероприятия и организации. Это ценный инструмент для управления работниками на больших собраниях или небольших встречах.
20. Отчеты и аналитика
Данные о событиях могут быть невероятно ценными, помогая профессионалам в области организации мероприятий понять, что именно произошло на их мероприятиях и как они могут улучшить ситуацию в будущем. Будь то измерение рентабельности инвестиций в мероприятие, определение уровня посещаемости или просто выяснение того, какие сессии показались людям наиболее интересными, - все это повышает важность данных для мероприятий.
Программное обеспечение для проведения мероприятий должно иметь функцию анализа событий в режиме реального времени, поскольку это помогает принимать обоснованные стратегические решения и предпринимать шаги, приносящие пользу компании. Инструменты планирования мероприятий должны собирать аналитику в режиме реального времени и создавать интеллектуальные отчеты.
Полностью функционирующее комплексное программное обеспечение для управления мероприятиями является обязательным условием, если вы хотите быть конкурентоспособными в индустрии управления мероприятиями.
Плавное проведение мероприятий с помощью правильных функций системы управления мероприятиями сделает планирование мероприятий и координацию командной работы эффективными, без лишних хлопот и гарантирует более активное участие посетителей. Кроме того, это поможет вам добиться стратегического преимущества над конкурентами в отрасли.
OnlineExpo - это современная и многофункциональная платформа, позволяющая проводить как онлайн-мероприятия, так и переводить очные мероприятия в гибридный формат. Возможность использования мобильного приложения позволяет удобно контролировать и управлять мероприятиями в режиме онлайн.
Функция авторизации посетителей обеспечивает безопасность и удобство в работе. Также на платформе доступен мониторинг и аналитика посещаемости мероприятий, что позволяет следить за эффективностью проводимых мероприятий.
Одним из главных преимуществ OnlineExpo является естественный трафик с платформы, который позволяет организаторам мероприятий достигать большой аудитории. Это, в свою очередь, повышает рентабельность (ROI) проводимых мероприятий.
Пользователям OnlineExpo доступна профессиональная поддержка, которая помогает решить любые вопросы и проблемы. Благодаря этому, работа с платформой становится еще более удобной и эффективной.
Таким образом, OnlineExpo - это идеальная платформа для организаторов мероприятий, которая предоставляет все необходимые инструменты и возможности для проведения успешных мероприятий в онлайн-формате. На платформе доступны типовые решения для любых видов мероприятий, что делает процесс организации мероприятий проще и быстрее.
Также рекомендуем вам почитать:
В чем разница между выставкой, экспо, трейд-шоу и торговой ярмаркой
Узнайте больше о возможностях платформы для проведения мероприятий OnlineExpo
