Было время, когда те из нас, кто работал в офисах, думали, что пандемия коронавируса наконец-то положит конец офисным совещаниям.
О, какими мы были глупцами.
Несмотря на социальное дистанцирование, совещания в офисе продолжились благодаря таким инструментам для видеоконференций как Zoom, Skype, Microsoft Teams и многим другим. И давайте смотреть правде в глаза: иногда необходимо поговорить лицом к лицу, даже если это также означает и лицом к экрану.
Таким образом, с наступлением новой эры онлайн-конференций и онлайн-совещаний, проводимых на платформе для онлайн мероприятий, многие обнаружили, что существует новый набор рекомендаций, которым нужно следовать — вещи, которые нам, возможно, не нужно обсуждать лично, но которые стоит повторить сейчас, когда так много людей работают с комфортом из собственного дома - или с дискомфортом, в зависимости от ситуации.
Посмотрим правде в глаза: работать из дома сложно. Итак, вот несколько предложений, собранных с собственного веб-сайта Zoom, а также из других источников, которые помогут вам оставаться продуктивными, оставаться на связи и не смущаться, насколько это возможно, пока мы боремся с этой новой эрой офисной работы.
Используйте видео, когда это возможно
Это позволяет людям видеть вас и понимать, что вы не голос сверхсложного искусственного интеллекта. Это особенно важно, если вы являетесь организатором собрания или выступающим, и немного менее важно, если вы являетесь его участником.
Одевайтесь для работы, которая у вас есть, а не для работы, которую вы бы хотели (Не надевайте свою пижаму).
Наступили тяжелые времена для тех, кто вынужден работать из дома, и ношение спортивных штанов в течение всего дня — одно из немногих утешений для этих бедняг. Но если вы можете заставить себя надеть что-то более профессионально выглядящее, это, вероятно, будет хорошим делом. Вы можете внезапно обнаружить, что это заставляет вас чувствовать себя немного более нормальным.
Подготовьте свою сцену
Имейте в виду, что люди видят не только вас, но и то, что находится позади вас. Было бы неплохо заранее удостовериться, что камера не направлена в сторону кучи разложенного белья.
Чем больше света, тем лучше.
Качество видео значительно улучшается при хорошем освещении. Разве вы не хотите, чтобы все увидели ваше красивое лицо, когда вы приложили все усилия, чтобы надеть офисную одежду и тому подобное? Дополнительная лампа поблизости может быть полезна. Просто убедитесь, что свет находится перед вами, а не позади вас — из-за контрового света вас будет труднее увидеть.
Старайтесь смотреть в камеру.
Если вы выступаете перед группой, взгляд в камеру создаст видимость зрительного контакта с тем, с кем вы разговариваете. Это определенно лучше, чем фиксация на своем собственном лице с мыслью о необходимости новой стрижки.
Станьте своей техподдержкой.
Выполните пробный запуск трансляции и определитесь с настройками видео и звука. Большинство сервисов видеоконференций позволяют вам проверить, что и как записывает ваша камера, прежде чем вы начнете транслировать это всем остальным. Zoom, например, имеет функцию, которая позволяет вам проверить свои настройки до начала ваших встреч: просто зайдите на zoom.us/test.
Вы также можете заранее решить, будете ли вы входить в видеоконференцию с включенным или отключенным звуком, прежде чем начнете случайно транслировать то, что идет по телевизору в соседней комнате. А если говорить о звуке...
Отключите звук, если не говорите.
Фоновый шум может сильно отвлекать. Если вы ничего не говорите в данный момент, выключите звук. Таким образом, никому не придется слушать автомобильную сигнализацию, которая срабатывает в вашем районе, или постоянно лающую собаку вашего соседа.
Не ешьте во время встречи.
Иногда может быть немного неприятно смотреть, как другие люди едят. Или слушать, как они жуют. Повремените с едой, если можете. Если нет - просто отключите видео и звук.
Не занимайтесь другими личными делами во время встречи.
Cлышали ли вы какие-либо ужасные истории о людях, которых ловили на ковырянии в носу или использовании туалета во время видеоконференции? Бедняги думали, что у них отключен звук или видео. Не пополняйте эту статистику. Можно легко забыть, что люди могут слышать или видеть вас, если вы находитесь в группе из 30 сотрудников, так что не рискуйте!
Оставайся сфокусированным.
Это научный факт, что все ненавидят совещания. Не затягивайте это на дольше, чем нужно. Сосредоточьтесь на задаче (которая может быть очень сложной при работе дома) и сведите к минимуму ненужные разговоры. Очень трудно быть продуктивным, когда несколько человек говорят одновременно, и тем более, когда задействованы перекрывающиеся аудио и перетасовка видеоэкранов.
Приглашайте только тех, кто должен быть там.
Если есть кто-то, кто должен получить необходимую информацию, но при этом его участие в вебконференции не обязательно, то этому человеку можно прислать информацию по электронной почте. Избавьте людей от ненужных хлопот.
Мало того, что большинство не любит совешания (см. выше). Чем больше у вас участников, тем больше вероятность, что в процессе встречи возникнут проблемы с подключением или проблемы с видео/аудио. Просмотр записи собрания зачастую бывает не менее полезным, чем личное присутствие на самом собрании.
Это встреча или вебинар?
Большинство инструментов для видеоконференций позволяют подключить определенных участников только в качестве зрителей. Это значит, что только некоторые люди могут вести трансляцию с видео и аудио. Если вы проводите презентацию, а не дискуссию, возможно, это правильный выбор.
Ведущий должен уйти последним.
Если организатор закрывает встречу, то, очевидно, встреча заканчивается. И, как всегда говорит Человек-Паук, такая сила явно сопряжена с огромным бременем ответственности. Поэтому, чтобы убедиться, что никто не будет внезапно отключен или не потеряется в последнюю минуту, хорошей идеей будет организатору остаться онлайн, пока все остальные не покинут собрание.
Делайте частные встречи приватными.
Если вы поделитесь информацией о том, как войти в конференцию, на общедоступной платформе, такой как Facebook, не удивляйтесь, если к вам придут нежелательные посетители. Делитесь паролями только с теми людьми, которые вам нужны. Вернее, с людьми, которые должны быть на встрече. Бывают коллеги, которых вы не хотите видеть, но то, что вам не нравится парень из бухгалтерии, не означает, что вы можете избегать его вечно.
Узнайте, как руководить участниками.
На подобных платформах есть множество функций, таких как совместное использование экрана, блокировка собрания для текущих участников, удаление участников или перевод их на удержание, передача файлов и управление параметрами чата. Возможно, было бы полезно узнать, что вы можете сделать и как это сделать, до начала встречи.
Также рекомендуем вам почитать:
Веб-конференция: Что может пойти не так с прямым эфиром
Узнайте больше о возможностях платформы для проведения онлайн-мероприятий OnlineExpo
